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如何更好的使用「标签」功能(个人知识管理系列二)

(下文讨论所涉及的标签功能仅指知识管理类软件或服务中的,而不指其他工具中的,例如音乐管理软件中的标签功能。)

1. 使用思维导图展现标签的逻辑关系

标签一个很大的好处就是它的层级关系是自由的,或者说默认是根本没有层级关系的,但有时候为了解决特定的问题,或是当标签过多后,那么用图片的方法展示标签的逻辑关系将会提高效率。这种方法不只适用于知识管理类型的软件,同样也适合 GTD 系统,例如下面这张图就是我之前为我的 GTD 系统做的图:
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2.概括性的标签搭配细化的标签

例如为一本书添加标签时,你可以通过添加这本书是什么类型的标签,还可以添加这本书的书名作为标签(如果你能预料到以后还会添加这个标签的话)。从原则性(简单的说就是没有可预计到的实际用途)的角度来看,这样做会显著提升你以后通过标签找到这篇内容的几率又不会滥用标签。但对于部分工具来说,它也还是有实际优点的,例如在 Diigo(最好的浏览器书签管理工具——Diigo)中,当你查看某个标签的所有项目时,与这个标签通过添加过的标签也会同时列出。

3.模仿 GTD 系统

好像挺多人这么做的,例如添加:

  • 属性为优先级的标签(例如:重要紧急、重要不紧急)
  • 属性为场合(context)的标签

但如果你已经在使用 GTD 工具的话,我不推荐这么做。两个工具同时使用会拉低每个工具的使用效率。更好的方法是 结合已有的 GTD 工具,而不是模仿。

4.定期整理标签

标签功能使用旧了其实很容易产生有歧义的标签,例如我之前在另一篇文字(「标签」和「分类」的区别(知识管理系列一))中所说的:

容易添加有歧义的标签(或者说添加什么标签本身是一件需要记忆的事情),例如如果你平时将「Evernote」和「印象笔记」这两个词同时使用时,你可能就将某一篇内容添加了前一个标签,另一篇却添加了后一个标签,于是乎可以说你就丢失了一些内容。这是一种歧义,其实还有另一种歧义,例如「同志」既可以表示同性恋,也可以指志同道合的人。

还有的情况,会添加很多只有一个项目的标签,并且可以预计到以后也不太可能添加,那么删掉这个标签会更好。所以定期整理标签是很重要的。

「标签」和「分类」的区别(个人知识管理系列一)

现在很多资料管理类型的软件都有标签功能,例如 Evernote、前段时间刚刚添加了标签功能的 Google Keep,以及我非常喜欢的一个浏览器书签管理服务 Diigo最好的浏览器书签管理工具——Diigo)。很多使用者也很喜欢这个功能,甚是非常频繁的使用这个功能,但实际上这个功能是非常容易被错误的使用的(包括刚刚使用 Evernote 的我)。

如何区分标签和分类的用途,可能是让很多人感到困惑的地方。我的意见是,能不使用标签功能,就不要使用,理由如下:

  • 因为标签不能区分逻辑(少数工具是可区分的),所以当标签多了以后,浏览标签将是很困难的
  • 容易添加有歧义的标签(或者说添加什么标签本身是一件需要记忆的事情),例如如果你平时将「Evernote」和「印象笔记」这两个词同时使用时,你可能就将某一篇内容添加了前一个标签,另一篇却添加了后一个标签,于是乎可以说你就丢失了一些内容。这是一种歧义,其实还有另一种歧义,例如「同志」既可以表示同性恋,也可以指志同道合的人。

所以说我认为标签功能能不使用就不要使用,但也不是说完全不能使用,例如在以下情况下还是可以使用的:

  • 当两个项目处于不同的分类,且相互有联系时。
  • 当某一个一级分类下面有很多二级分类时。例如做互联网资料收集,你可能在这个大的分类建立很多二级分类(我不推荐这么做,可以考虑参考图书馆分类的方法),例如「历史」、「互联网」、「健康」,这时候整理资料就会很麻烦,于是使用标签功能就会更容易。但为了更好的使用,我推荐将这个分类里的所有标签都写到一个列表中,避免上面所说的使用标签可能产生的问题。