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效率提升的通用指南之时间记录

(本系列的文字是我根据我自己阅读的一些相关书籍和实践写的,并且在写这篇系列的文字时我还在尝试中,所以本系列的文字更新会比较慢。)

1. 为什么应该记录自己在每件事情上的时间消耗?

  1. 仅仅是自我观察就能让你计划运转得更好。 (《自我导向行为》,123)
  2. 通过这种统一的标准来量化自己所付出的努力,可以更好的实施激励手段,而这是被广泛被证明对提升效率有效的方法。

2. 工具推荐

这几个工具里我主要用的 aTimeLogger,它的功能很强大(二级分类、账号同步、完成目标提醒等等),但就体验而言 Jiffy 要更好,之所以没使用它,主要是因为它不支持二级分类。jiffy 相比较 aTimeLogger 在功能上唯一的优点似乎就是支持 NFC 标签。

而 Sleep as Android 是之所以是可选项,因为我之前就在用它记录我每天的睡眠时间了,并且它还有一些其他的功能我没办法丢弃。

RescueTime 的主要功能记录你在电脑和手机上把时间花在哪里了,通过它可以进行一些自动化的记录。例如花在 PotPlayer(一个本地视频播放器)就被认为是“浪费”(分类详情见下面),而花在 APP 百词斩上的时间就被认为是“投资”。

3.三大分类

  • 浪费:例如打游戏、观看电影等所有无法帮助你实现自己目标的行为)。
  • 投资:所有能够帮助你实现目标的行为。
  • 固定:无帮助但必须做的事情,例如睡眠、工作、上课。

4. 二级分类

二级分类也可以是一个可选项,是否记录主要取决于你的目标。例如你最近的重点是背单词,那么至少应该设置一个“背单词”的二级分类。

关于二级分类其实也有很多值得深思的问题,例如“阅读”到底是应该放在“浪费”里还是“投资”里。我的解决办法是将阅读分为消遣型阅读和功能型阅读,其中消遣型阅读是指阅读小说、散文这类书籍。之所以将小说、散文这类阅读放在消遣型阅读里,是因为阅读它们几乎不能直接帮助实现什么现实生活中的目标。再者加入你想阅读更多小说这类内容(并且有希望更少的“浪费”时间消耗的前提),其实可以通过压缩“浪费”这一分类中的其他事项时间消耗来实现。


2015年2月24日更新
我发现要记录的话,其实可以考虑不记录“固定”这一类别的事务,因为太麻烦,经常会忘记记录。之所以不是只取消“浪费”这一类别,是因为通过记录自己这个事项,应该可以实现更快结束做属于“浪费”类别的事情。另外不记录“固定”后,实际效果应该是一样的,因为可以通过24小时减去“浪费”和“投资”得到“固定”。

读书笔记:《高效人士的116个IT秘诀》(部分章节)

秘诀1:清空收件箱(并且保持清空状态)

  1. 保持收件箱处于清空状态,理由:
    1. 堆满了已读邮件的收件箱让人不知道什么该优先处理;
    2. 可减轻检查邮件的压力。
  2. 建立3个文件夹以保持收件箱处于清空状态,分别是:
    1. 存档(存放可能在未来重新翻阅和查找的邮件;
    2. 后续处理(存放必须完成的任务;
    3. 关注(存放未来几日内会用到的信息)。
  3. 设置固定的事件去处理邮件,以避免新的邮件打断你的工作。
  4. 如果一封邮件一分钟内可以处理完,那么就立刻去做。
  5. 如果他人发电子邮件给你,要求你完成某事,那么立刻回应对方,回复的内容包括下列内容:
    1. 自己需要明确的问题;
    2. 任务的截止日期;
    3. 自己的忙碌程度;
    4. 预计可以开始处理的时间;
    5. “根据任务的难易程度,对方下一次有可能收到你的回复的时间”。

秘诀3:打造高效的邮件

  1. 撰写一封新邮件的策略:
  2. 明确自己的目的;
  3. 使用有信息含量的标题;
  4. 将于各不相干的内容分为多份邮件去发送;
  5. 内容尽可能的简洁;
  6. 减小邮件的体积;
  7. 关闭HTML功能;
  8. 使用缩短链接的服务;
  9. 当邮件包含一组问题时,多使用换行和项目符号;
  10. 避免群发,如果必须使用群发,则明确每个人的职责;
  11. 别忘了添加附件。
    1. 回复邮件的策略:
  12. 如果有多个问题需回复,则回复时使用一个问题下系一个回复的格式;
  13. 如果收到的邮件写得很糟糕,那么可以引导一下对方。
    1. 不要立刻回复不是很紧急的邮件。
    2. 由于文本常常无法正确的传达语气,所以必要时要打电话或面谈。
    3. 状态不佳时不要写邮件。
    4. 如果希望保护你的邮箱免受垃圾邮件的骚扰,必要时可以使用一次性邮箱地址。
    5. 更好的使用搜索功能:
  14. 搜索时限定条件;
  15. 搜索结果保存为文件夹。

秘诀14:快速找回各种密码

  1. 不要到处使用同一个密码,因为这意味着一旦其中一个泄露了出去,其他所有系统就都面临着威胁。
  2. 为每一个地方记住一个独有的密码的方法:基础密码+将一定计算规则应用于服务名上所得到的密码。
  3. 选择基础密码的方法:
    1. 短语或歌曲副歌部分的首字母;
    2. 一个设计好的键盘模式(如yui);
    3. 结婚纪念日的数字;
    4. 选择配偶名字首字母缩写或某个单词,然后在用键盘输入时向某个方向平移几行。
  4. 让密码更安全的方法:
    1. 结合数字;
    2. 加入一些特殊符号;
    3. 至少包含8个字符并在密码中同时包含字母和数字。

秘诀22:让待办事项列表变得更加可行

  1. 扮演老板:在写待办事项时,将自己看作是哪个发号施令的人,随后你的个人助理会接受这些任务开始工作。
  2. 让待办事项列表更好发挥作用的规则:
    1. 仅添加你确实会去做的事项,如果必须得添加那些你不太可能完成的事情,就把它们放到“未来或将实施计划”的任务表中。;
    2. 分解任务、描述清晰,因为任务越细小、越基本,就越具有可操作性;
    3. 当任务需多步骤操作时,在列表中仅保留下一步要进行的工作;
    4. 使用动词越多、越明确就越好;
    5. 包含尽可能多的信息;
    6. 减少列表内的事项;
    7. 安排任务的优先级;
    8. 每周整理、更新列表;
    9. 保存好已经完成的任务。

秘诀42:让你的家更实用

  1. 将每天回家带进屋的东西放在固定的位置,这样你就不必思考那些杂物该放到哪里了。
  2. 在靠近们的地方划分一个区域让你能够很容易在出门时拿起你想要的东西。
  3. 把必须要的东西收起来,把需要的东西放在手边。
  4. 有策略地摆放物品:
  5. 将是一套的床上用品放在一起;
  6. 在最容易产生垃圾的地方防止垃圾桶;
  7. 在卧室里防止温度计,以便决定选择外出的服装。
  8. 将与同一任务相关的物品摆放在一起
  9. 在屋子的每个地方都放置笔和纸,因为你永远不知道什么时候会蹦出来一些需要马上记录的念头。
  10. 找一处地方放置那些进入到你生活的实体物品,这样你就可以在决定处理它们的时候采取行动,而不会让它们来打扰你。

秘诀81:专业地使用Google进行搜索

  1. 如果要搜索包含一个确切词组的网页,那么可以将词组用引号括起来。
  2. 使用“+”和“-”号可以将特定的关键词包含或排除在搜索结果之外。
  3. 使用site:example.com这一运算符可以搜索某个网站的内容。
  4. 搜索某一类型文件的方法:在搜索结果中添加“filetype:后缀名”。
  5. 使用Goolge搜索进行数学计算、货币换算和其他的一些转换的方法:
    1. quarter cup in teaspoons(计算四分之一杯是多少茶匙);
    2. 123*123(123乘以123) (这种计算其实直接在Chrome的地址栏输入就可以得到结果)
    3. seconds in a year(查看一年有多少秒);
    4. $5 in yen(将5美元换算成日元)。
  6. 在关键词旁边使用波浪符号(~)可以同时搜索它的同义词(似乎不支持中文)